در ساعت 7:11 صبح روز چهارشنبه 18 مارس، جان ملور در حال رانندگی با I-80 به سمت غرب و نزدیک شدن به سالت لیک سیتی بود که تلفنش شروع به انفجار کرد.
زمانی که افسر ارشد استراتژی Domo فرصت توقف و بررسی گزارش ها را پیدا کرد، آنها در مورد یک چیز بودند: زلزله 5.7 ریشتری که درست قبل از طلوع خورشید مرکز یوتا را لرزاند.
ملر هنگام حرکت به سمت دره پارلیس، لرزش زمین را احساس نکرد. اما زمان مناسب بود. زیرا در طول یک ماه قبل قطعاً با تغییرات لرزه ای آشنا شده بود.
همه چیز در 20 فوریه شروع شد، زمانی که جاش جیمز، مدیر عامل Domo برای جلساتی به توکیو سفر کرد و از اینکه چگونه کل جمعیت برای محافظت از خود در برابر ویروس کرونا ماسک های جراحی می پوشند، متعجب شد.
وقتی چند روز بعد به یوتا بازگشت، بلافاصله ملور و سایر مدیران در Domo را احضار کرد تا در مورد امکان تبدیل کنفرانس سالانه کاربران محبوب شرکت نرم افزار ابری Domopalooza به یک رویداد مجازی بحث کنند.
کمتر از 24 ساعت بعد، در 26 فوریه، پس از اینکه از پلتفرم Domo برای تجزیه و تحلیل تأثیر احتمالی لغو یا تغییر شدید کنفرانس استفاده کردیم، گفتگو جدی‌تر شد. و در 28 ام، یک تصمیم دشوار اما آگاهانه گرفته شد: نسخه 2020 Domopalooza را به یک تجربه 100 درصد آنلاین تبدیل کنید.
همانطور که 12 روز کاری بعدی منتهی به این رویداد آشکار شد، بخش حقوقی قراردادها را بررسی کرد در حالی که همه افراد دیگر در سازمان مسیری را برای خود ترسیم کردند که حول محور آنچه مدیریت به عنوان اولویت‌های اصلی شناسایی می‌کرد متمرکز بود: تولید محتوای عالی، ثبت نام‌ها، و حفظ ذهنیت جامعه اول
تیم اصلی دو بار در روز برای بررسی وضعیت ابتکارات کلیدی و کارهایی که هنوز باید انجام شود، ملاقات می‌کردند، و همه افراد دیگر با جاه‌طلبی‌هایی که با نتایج حیاتی همسو بودند، مانند هماهنگی و ضبط 24 جلسه مختلف برای پیشرفت، مقابله کردند.
برخی از پروژه ها به خوبی کنار هم قرار گرفتند. برخی دیگر چالش‌برانگیزتر بوده‌اند، زیرا مسدود شدن جاده‌ها به یک شکل یا در موارد دیگر، از آب و هوا در هفته دوم مارس شروع شده است.
ملور گفت: «پیش‌آگهی خوب نبود. ما برای ویدیوی اصلی به آسمان آبی نیاز داشتیم و فقط یک روز در این هفته وجود داشت که چنین شرایطی را ایجاب می کرد. بنابراین ما آن را انجام دادیم.»
همچنین، علی‌رغم یافتن عکس‌هایی از یک غار معدن نمک که تیم تولید ویدئو فکر می‌کرد به عنوان پس‌زمینه عالی برای بخش اصلی خواهد بود، برای تعیین دقیق مکان آن و سپس مدتی زمان اضافی برای دسترسی به آن، تحقیقات لازم طول کشید.
و سپس مکان اصلی برای فیلمبرداری بخش زنده اصلی بود: The Cliff Lodge در Snowbird. از آنجایی که پیست‌های اسکی یوتا به دلیل افزایش نگرانی‌ها در مورد COVID-19 شروع به بسته شدن کردند، تیم رویدادهای Domo مجبور شد به سرعت به دنبال جایگزینی در جای دیگری باشد.
گروه یکی را در یک استودیوی پخش وب پروداکشن پیدا کرد، که البته باید برای میزبانان روی صحنه با در نظر گرفتن فاصله گذاری اجتماعی راه اندازی می شد، اما همچنین به Domo اجازه داد تا تیم محصول خود را از طریق Zoom وارد کند.
هنگامی که 18 مارس در اطراف غلتید، Domo آماده حرکت بود. و در ساعت 10 صبح MT، درست زمانی که زمین لرزه نزدیک به سه سالگی بود، Domopalooza 2020 به عنوان مجموعه ای 90 دقیقه ای از پیام های قدرتمند پخش شد که مخاطبان را از بلندترین قله های یوتا به کف گاراژ خدمات Pep Boys در فیلادلفیا منتقل کرد.
Domopalooza 2020 یکی از اولین کنفرانس‌های فناوری بزرگی بود که در پاسخ به همه‌گیری کروناویروس آنلاین شد. و در حالی که اتفاق نظر در Domo بر این است که برخی حرکات اضافی وجود داشته است که می‌توانست انجام شود – حتی تحت فشار شدید چنین ضرب‌الاجل محدودی – بازخورد بینندگان نشان می‌دهد که شرکت به درستی عمل کرده است.
یکی از شرکت‌کنندگان که از خانه‌اش در نشویل تماشا می‌کرد، نوشت: «رویداد مجازی شما به قدری شیک، مؤثر و جذاب بود که مرا به‌طور جدی به این سؤال وا داشت که آیا رویدادهای حضوری دیگر حتی ضروری هستند یا خیر». “توانایی “سفر کردن” در اطراف یوتا، رفتن به محل با مشتریان خود و دیدن برخی از نوآوری های آینده ای که Domo ارائه می دهد بسیار شگفت انگیز بود.”
Domo به منظور کمک به سایر سازمان‌هایی که در نظر دارند یا برنامه‌ریزی کرده‌اند نوعی رویداد از راه دور که به سرعت در حال تبدیل شدن به آن در این زمان‌های پرتلاطم است، فهرستی از بهترین شیوه‌ها را گردآوری کرده است. این فهرست بر اساس آنچه که نزدیک‌ترین کارکنان او به تولید کنفرانس در یک دوره سه هفته‌ای وحشیانه اما پربار آموخته‌اند و به شرح زیر است:
1- از داده ها استفاده کنید
قبل از انجام هر کار دیگری، Domo از داده ها برای تجزیه و تحلیل پنج Domopaloozas قبلی استفاده می کند. تیم به افرادی که شرکت کردند، عناوین شغلی آنها، از کجا آمده‌اند، در چه صنایعی کار می‌کردند، چه محتوایی را بیشتر دوست داشتند و موارد دیگر بررسی کردند.
با این بینش، مدیریت نه تنها می‌توانست آنچه را که وارد برنامه می‌شود اولویت‌بندی کند، بلکه تعیین کند که چقدر باید باشد و چگونه باید جریان داشته باشد، چه نوع قطعاتی باید ایجاد شود تا هم برای مدیران اجرایی و هم برای کاربران روزمره جذاب باشد، و چگونه بخش محبوب «دزدکی» (نگاه کردن) دومینوپالوزا باید رسیدگی شود. ملور گفت: «ما نمی توانستیم کور پرواز کنیم. ما باید چیز مشخصی برای کار کردن داشتیم و این تمام شد.»
2- هدف گذاری کنید
حضور معمولی Domopalooza کمی بیش از 3000 نفر است. اما پس از اینکه برنامه‌ها برای رویداد امسال به صورت آنلاین تغییر کرد و بنابراین مکان و محدودیت‌های زمانی دیگر وجود نداشت، Mellor از آن به عنوان فرصتی استفاده کرد تا خط را به 10000 برساند: «فقط فکر کردم، بدون هزینه‌های سفر و سایر محدودیت‌های لجستیکی آیا ما نمی‌توانستیم دو تا سه برابر تعداد افراد گروه‌های مشتریانمان را جذب کنیم؟»
استراتژی کار کرد. Domopalooza در نهایت بیش از 9000 ثبت نام – حدود چهار برابر سال گذشته – و بیش از 12000 تماشاگر به دست آورد. علاوه بر این، مردم از 80 کشور برای تماشا ثبت نام کردند. سال گذشته، 28 کشور در این رویداد حضوری حضور داشتند. جولی کهو، مدیر ارشد ارتباطات Domo، گفت: “تنظیم سطح بالاتر هیجان انگیز بود.” “این به همه انگیزه می دهد که بیشتر تلاش کنند تا ببینند چه چیزی ممکن است.”
3- اجتماع و گردهمایی
برای اطمینان از اینکه هیچ چیز از بین نمی رود و همه چیز در تمام زمینه های کسب و کار هماهنگ است، سهامداران کلیدی دو بار در روز گرد هم می آمدند و به روز رسانی هایی را در مورد ابتکارات خود ارائه می کردند. ملور گفت: “ما نمی توانستیم اجازه دهیم هیچ تصمیمی بیش از 12 ساعت باقی بماند.”
این huddleهای سریع (یا همان طور که اغلب به آنها «استندآپ» گفته می‌شود) عمدتاً حول چیزهای داغ روز می‌چرخید و به تیم کمک می‌کرد تا پیشرفت‌هایی را که روی آنها انجام می‌شد نظارت کند. این جلسات همچنین به همه انگیزه داد که تا حد امکان انعطاف پذیر باشند، زیرا به روز رسانی ها اغلب شامل اشاره به نحوه برخورد یک نفر – یا حتی یک گروه – با یک موقعیت مهارتی غیرمنتظره یا ناآشنا بود.
4- یک تجربه همه جانبه ایجاد کنید
با توجه به فرصت انجام دوموپالوزا به روشی کاملاً متفاوت، تیم به هر جهت ممکن نگاه کرد تا این رویداد فراموش نشدنی شود. ملور گفت: “ما می توانستیم معادل یک وبینار اولیه و از پیش ضبط شده انجام دهیم، اما این برخلاف روحیه خلاق ما بود که هسته اصلی ماست.”
در عوض، Domo از محیط به گونه‌ای استفاده می‌کند که به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد بیشتر از شهر یوتا را ببینند تا سالت لیک سیتی و قدم به مکان‌هایی بگذارند که مشتریان Domo در آن کار می‌کنند. این تیم همچنین فضایی را برای یک مؤلفه زنده ایجاد کرد که به مخاطبان فرصت داد تا از طریق رسانه های اجتماعی، از طریق هشتگ #askDP20، سؤالات خود را به رهبری ارسال کنند.
تحلیلگران صنعت جعبه‌هایی از قهوه محلی، کلوچه و یک لیوان دریافت کردند تا احساس کنند کمی به جایی که قرار بود برای این رویداد باشند، نزدیک‌تر شوند. و سخنرانان جلسه پراکنده کیت هایی دریافت کردند که شامل میکروفون، وسایل و چراغ ها و همچنین تصاویری بود که می توانستند در توییتر برای تبلیغ سمینارهای خود استفاده کنند.
رویکرد طنین انداز شد. جلسات شکست – که ضبط شد و بلافاصله پس از برنامه اصلی در دسترس قرار گرفت – بیش از 3100 شرکت کننده مختلف را جذب کرد.
5- تکنولوژی مناسب را انتخاب کنید
یکی از تجملات واقعی Domo در این فرآیند، توانایی او برای فراخوانی Webb Production در هر چیزی بود. در حالی که این شرکت در ابتدا برای سازماندهی یک کنفرانس سنتی سنتی استخدام شده بود، زمانی که وضعیت تغییر کرد، به سرعت این طرح را اصلاح کرد.
با این حال، ارزش وب به همین جا ختم نمی شود. او همچنین به Domo اجازه داد تا از استودیوی خود برای بخش زنده برنامه استفاده کند و یک طراحی صحنه چشمگیر ارائه کرد که شامل یک صفحه نمایش LED غول پیکر بود که برای نمایش تصاویر یوتا طراحی شده بود تا شکاف بین مشتری و فروشنده را پر کند.
Webb همچنین Boxcast را روی میز آورد، پلتفرمی که به Domo اجازه می‌دهد ویدیوی زنده را برای مخاطبان پخش کند، ویدیو را بدون آفلاین کردن استریم قطع کند، و پخش مجدد در سراسر جهان، از جمله نسخه کاملاً ترجمه شده به زبان ژاپنی را ارائه دهد.
برای جلسات پراکنده، Domo از ON24 استفاده کرد، یک راه حل تجربه دیجیتال که یک صفحه نمایش قابل تنظیم ارائه می دهد و به مخاطب اجازه می دهد تا سخنران و اسلایدهای او را به طور همزمان ببیند. همچنین به Domo آزادی اضافه کردن ویجت‌ها را می‌دهد و به بیننده اجازه می‌دهد صفحه نمایش خود را سفارشی کند.
در نهایت، Domo از شبکه های اجتماعی به خصوص در طول این رویداد نهایت استفاده را برد. Kehoe گفت: “با وجود اینکه ما کیلومترها از مشتریان خود دور بودیم، ما می خواستیم یک تجربه صمیمی و تعاملی برای آنها ایجاد کنیم – و کانال هایی مانند توییتر و اینستاگرام راه خوبی برای انجام این کار بودند: Domo 86 سوال را مطرح کرد.” از طریق #askDP20 و “دسترسی” روز بعد 659,335 نفر (برای تیراژ 11.2 میلیون) تخمین زده شد.