نرمافزار امروزی میتواند دادههای زنده را از دهها سیستم به یک مکان مرکزی برساند و جلسات شما را به سطح جدیدی برساند.
اگر با این سناریو آشنایی دارید، جلوی من را بگیرید: شما در حال ملاقات، مسدود کردن و دستکاری برنامهها هستید، و در تلاش برای یافتن زمانی مناسب برای همه هستید. هنگامی که در نهایت افراد مناسب را در اتاق پیدا کردید و شخصی پاورپوینت خود را شروع کرد، بیشتر وقت را صرف بررسی اعداد می کنید و سعی می کنید بفهمید کدام بخش از داده ها دقیق هستند. برخی مربوط به هفته گذشته هستند، برخی دیگر شبیه به سه ماهه گذشته هستند. شما اتاق را با یک فراخوان برای اقدام برای دریافت داده های بهتر ترک می کنید، که فقط دفعه بعد که همه فرصت دارند چند هفته بعد دوباره ملاقات کنند، تکرار می شود.
در مواقعی که حجم دادههای تولید شده در هر دقیقه چیزی کم از حیرتانگیز نیست، این راه حلی نیست.
وقت آن است که به گونه ای قرار بگذاریم که دورانی را که در آن زندگی می کنیم منعکس کند. در دنیای پرشتاب فناوری، زمان بسیار مهم است. ما نمی توانیم حتی یک ثانیه از آن را هدر دهیم. همچنین نمی توانیم کاری را انجام دهیم که بسیاری از شرکت هایی که من در طول این سال ها با آنها روبرو شده ام ادامه دهیم: کار بر اساس اطلاعات متعددی که ممکن است مطابقت داشته باشند یا نباشند. این نیز موثر نیست.
میدانم که عادتهای قدیمی سخت از بین میروند، فرآیندهای شرکتی معمولاً یک شبه دوباره طراحی نمیشوند، و ممکن است با سطح آموزش و مدیریت تغییری که برای حرکت در مسیری جدید لازم است احساس راحتی نکنید.
اما این واقعیتها نباید مانع بهبود بخش مهمی از نحوه عملکرد سازمان شما شوند، به خصوص اگر مایل به شروع کارهای کوچک هستید.
من سه مرحله را شناسایی کردهام که میتوانید انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که جلسات شما به تمرینهایی تبدیل میشوند که همیشه قرار بود داشته باشند: سودمند.
1- یک منبع واحد از حقیقت ایجاد کنید
بدون شک از این برای جلسات خود استفاده کنید، بلکه برای هر نقطه تماس روزانه خود و افرادتان با داده های خود استفاده کنید.
کیت مور، مدیر عامل CoverHound، یک پلتفرم مقایسه بیمه، گفت: ما یک صفحه نمایش 70 اینچی روی دیوار خود برای ارائه گزارش ها قرار می دهیم. این تقریباً در تمام طول روز در چشمان ما است و ما را به هم نزدیکتر کرده است، زیرا همه ما به دادههای یکسانی، در زمان واقعی و همیشه نگاه میکنیم.»
در یک دنیای عالی، هیچکسی که از در اتاق هیئت مدیره عبور می کند نباید از اعداد شگفت زده شود. آنها باید همیشه به آنها دسترسی داشته باشند.
2- تصمیماتی که باید در هر جلسه گرفته شود را مشخص کنید
چیکار میکنی؟ خارج درب با در بیشتر موارد، اگر برنامه عمل فقط یک جلسه دیگر باشد، شما در حال چرخش هستید.
جلسات باید افراد و داده ها را به هم نزدیک کند تا اقدامات را پیش ببرند. آنها باید درک روشنی از کارهای بعدی برای ما بگذارند تا بتوانیم کارهایمان را بهتر انجام دهیم و تجارت را به جلو ببریم. مشخص کنید که چه هدفی در پیش است و روی آن مرده هدف بگیرید.
3- تصمیم بگیرید که آیا اصلاً به یک قرار ملاقات نیاز دارید یا خیر
با داده های توزیع شده، ممکن است اصلاً نیازی به آوردن افراد به اتاق نداشته باشید. این هرگز بزرگتر از آنچه در حال حاضر است نبوده است. طبق گزارش انجمن جهانی سفرهای تجاری، انتظار می رود سفرهای کاری در سال آینده 6 درصد رشد کند و بسیاری از ما می توانیم بیشتر اوقات از خانه کار کنیم.
از پلتفرمی استفاده کنید که امکان همکاری (چت، هشدار، دسترسی به تلفن همراه و غیره) را فراهم می کند و متوجه خواهید شد که به جلسات کمتری نیاز دارید که برای همه بهتر است.
خط پایین
بهترین جلسه جلسه ای است که زمان خوبی برای همه درگیرها باشد و منجر به تغییرات مثبت شود. با استفاده از استراتژیهای ذکر شده در بالا، میتوانید به این اهداف دست یابید و هر بار که وارد اتاق هیئت مدیره میشوید، احساس نکنید که امروز «روز گروندهاگ» است.